Reglas de imagen al escribir un email

Imagen Profesional / Por David Navarro / Consultor de Imagen

Escribimos mensajes todos los días, de manera casual o profesional, pero no hacemos mucho énfasis en cómo escribimos. Esta tendencia se empieza a hacer presente en la redacción de e-mails corporativos. La gente olvida respetar la ortografía por la prisa de escribir. Te presentamos 12 puntos básicos para cuidar tu escritura e “imagen online”.

1. Sé cordial y saluda cada vez que elaboras un primer mensaje. Esto sólo se hace cuando se saluda una primera vez; si se envía más de un e-mail  en una conversación, entonces ya no es necesario.

2. Contesta en máximo 24 horas. También es aceptable que si estás muy ocupado(a) envíes un mensaje avisando que contestarás después.

3. Analiza un mensaje antes de contestar. Algunos correos pueden resultar ofensivos a primera vista. No respondas nunca si estás de mal humor. Recuerda que estos correos pueden quedar archivados y sus respuestas pueden traer consecuencias negativas.

4. Cuida lo que escribes. Si envías un e-mail corporativo no uses groserías, porque de inmediato pierdes presencia y denotas tu poco vocabulario.

5. Da un acuse de recibo. Debes de avisar que recibiste el e-mail ya que agilizas la comunicación con el destinatario. Esto no se hace mucho en México, pero debes acostumbrarte a ello, porque afecta la comunicación y la productividad en los negocios.

6. No uses firmas con emoticones animados. Esto le resta profesionalismo. Lo mismo se aplica cuando se trata de fondos o gráficos HTML. Pueden hacer muy pesado el e-mail y afectar su llegada al destinatario. La firma debe llevar tu nombre y apellidos, tu cargo o puesto, la empresa y el teléfono. Se recomienda incluir el logotipo de la empresa.

7. El mensaje debe ser conciso y claro. Si el tema a discutir en el correo es muy largo, entonces  trátalo mejor por teléfono. En caso que no puedas comunicarte en ese instante, avisa de ello a quien te ha enviado el e-mail.

8. Nunca olvides indicar el tema a tratar en el asunto. Tanto es un error olvidar poner el asunto, como también escribir todo el mensaje en esa línea porque el texto no se leerá completo en la bandeja de entrada y puede confundir al destinatario. Escribe el tema de forma breve, pero que se dé  entender de qué se trata.

9. No escribas el texto de tu mensaje completamente en mayúsculas. Además de molesto, se interpreta como que estás gritando y puede resultar ofensivo. Si deseas hacer énfasis en algo, subraya el texto o usa “negritas”.

10. Redacta correctamente usando los signos de puntuación. Comunicarte por escrito es muy importante. Los signos de puntuación son como las señales de tránsito en una autopista. Cuida que el mensaje que deseas dar a comunicar se entienda como tú lo deseas. Hay gente que escribe como habla y ello en el texto se ve muy mal. Recuerda: ser claros y breves.

11. Asegúrate de añadir los destinatarios correctos. Corrobora que estás incluyendo a todas las personas que deben recibir el e-mail,  y al responder un correo en el que te han incluido responde a todos los destinatarios porque eso es una cortesía.  Sólo en caso que tu respuesta sea dirigida a una persona en particular es que debes omitir a los otros. Si quieres comentar algo ajeno al tema con alguien en particular, escribe otro correo aparte dirigido a esa persona.

12. No permitas que tus mensajes tengan faltas de ortografía. Antes de enviar el e-mail revisa a fondo el texto, porque una falla de ortografía arruina inmediatamente tu imagen profesional. Cuando hablas puedes corregirte, pero cuando escribes un e-mail no es posible. Ten precaución.

No lo olvides: Cuidar la etiqueta en línea o “netiquette” te servirá no solo para mejorar tu comunicación en tu área de trabajo con tus camaradas o socios de negocios, sino también para demostrar tu profesionalismo en medios electrónicos.

Haz de tu imagen una herramienta de Éxito.

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